Электронный документооборот

Вспомнил тут как лет 5-6 назад я делал попытку внедрения систем электронного документооборота на мебельном предприятии (тогда его директор загорелся идеей автоматизации делопроизводства). Работы проделано было много…
Так вот, все началось с того, что директору (владельцу) захотелось чтобы больше не было «бумажных документов», а везде и всюду на предприятии использовались электронные документы.

Была поставленна задача – найти программы (системы) электронного документооборота, выяснить все их преимущества и недостатки (плюсы и минусы) и, в сравнении, выбрать лучшую систему управления документами, после чего внедрить эту систему электронного документооборота на предприятии. Всё вот так вот «чётко» и «бесповоротно».

внедрение системы управления электронными документамиНу, в итоге, были найдены несколько систем – которых я уж и не помню, единственное, что запомнил среди них (выделил в результате ознакомления и въелось в память) это ситему управления документооборотом «Евфрат». Отметил ее я по той причине, что меня, как сейчас помню, впечатлило: богатство функционала, огромное кол-во уже готовых шаблонов и маршрутов прохождения документов (кто не в курсе – поймет, когда познакомится ближе)… вообще очень мощная и дружелюбная система, как я ее помню (именно этим я и был поражен).

Аналогичные отечественные системы управления документооборотом были далеко позади (я помню, что были аналоги, но вот ей-богу не помню «имен», а заново рыть тему – настроения нет), либо, если были системы сравнимые с «Евфратом», то это были англоязычные системы, «со всеми вытекающими» (не столько в плане «языка», сколько в плане несколько другой специфики работы с документами).

Ну так вот, все шло хорошо, я даже скачал «Евфрат-документооборот» (демо-версию) и все шло к тому, чтобы уже заказать систему и приступить к ее внедрению, но….  тут амбиции руководства пошли дальше и оно уже замахнулось не просто на автоматизацию документооборота, а на автоматизацию всего производственного процесса, а это уже «совсем другая песня» и всё внимание перекинулось на ERP-системы и т.п., а потом и все бюджеты утекли на внедрение выбранной ERP. А кто знает, что такое «внедрение ERP-системы», тот знает какие это бабки и какая головная боль – в результате, во всей этой суматохе, про систему автоматизации электронного документооборота забыли, а потом уже не до этого было (на внедрении ERP было съэкономлено (не смотря на то, что много потрачено) и, в результате, ее дальнейшая эксплуатация превратилась в сплошное «поддержание штанов» и даже до сих пор «ни до чего кроме этой «системообразующей» системы».

Из этого мораль: если вы хотите автоматизировать работу производства – сначала автоматизируйте систему документооборота (эта система потом, как правило (если не самописное «Г»), легко интегрируется с любой «более крупной системой» (ERP и т.п.). В результате  сотрудники ИТ-отдела получат некоторый опыт внедрения систем управления «чем-либо» и тогда уже легче (и успешнее) будет идти дальше в внедрении более крупных производственных систем.

Ссылочки по теме этой «мысли не в слух, а в нюх» – короче, если кого интересует вопрос внедрения системы электронного документооборота – рекомендую обязательно попробовать «ЕВФРАТ-Документооборот«. Можете скачать «ЕВФРАТ-Документооборот» (демо-версию) или заказать презентацию этой системы управления электронными документами.

Комментарии, отзывы и ответы:
тут 2 камментов про “Электронный документооборот”
  1. Алена:

    Хорошая статья!

    Жаль, что уже немного устарела. Сейчас возможности отечественных ECM-систем существенно выросли. Наиболее популярна нынче платформа Sharepoint, год назад, когда мы выбирали СЭД сразу обратили на нее внимание.
    В итоге остановили выбор на системе WSS Docs. Интеграция с 1С, кстати, прошла быстро и «безболезненно», так что теперь все наши бизнес-процессы во всех четырех филиалах полностью автоматизированы и бухгалтерия довольна :)

  2. Loki:

    Извиняюсь, нечаянно стер вопрос о целесообразности внедрения «системы электронного документооборота» перед внедрением «системы управления предприятием». Попробую ответить:
    Основываясь на своем опыте и некотором созерцании чужого – «системы управления предприятием», в большинстве случаев, только называются так громко, а на самом деле (даже если у них и есть куча-море функционала в виде дополнительных модулей) внедряется «бухгалтерия-производство-склад-продажи» – на всем остальном экономят (о-о-очень дорогие не только системы, но и модули к ним (а то что кучу модулей надо докупать – выясняется, как правило, уже в процессе внедрения, т.к. «надо было клиента заманить») и само внедрение этих модулей тоже дорого.
    К тому же, я только в аксапте видел что-то похожее на полноценную реализацию документооборота (а аксапта стоит еще дороже чем просто дорого :-) )… да что говорить, если сами внедренцы ERP-систем уже часто заменяют «бухгалтерский модуль» на родную 1С (интегрируя их)… так что если у вас нет бюджета в много-много нулей и полка специалистов на Axapta, то ваш выбор «средняя ERP» + 1С + Евфрат – получается: бюджетно, удобно и функционально ;-) .

Оставить комментарий (отзыв или ответ):